Jak správně napsat e-mail

Dovednosti související s obsluhou e-mailové schránky se už dnes do životopisu neuvádějí. Bereme to jako samozřejmost, kterou každý ovládá. Když se ale podívám do své e-mailové schránky, mám pocit, že se to většina lidí stále nenaučila. Napsat a odeslat e-mailem několik vět je samozřejmě jednoduché, ale zamýšlíte se někdy nad obsahem a formou vámi odesílané zprávy?

Příjemci

E-maily posílejte jen těm lidem, kterých se skutečně týká. Obzvláště ve větších firmách je zvykem posílat hromadné e-maily všem zaměstnancům. Takové e-maily často končí automaticky v koši a když už se zde jednou za čas objeví důležitá informace, nemusí se pak dostat ke správným lidem.

Vždy si tedy rozmyslete, pro koho je e-mail určený, a kromě pole „příjemce“ používejte také pole pro kopii nebo skrytou kopii.

Pokud vám naopak do schránky dorazil hromadný mail a vy na něj potřebujete odpovědět, zvažte, zda odpovíte všem nebo jen vybraným kolegům. V e-mailových klientech k tomuto účelu můžete využívat tlačítka „Odpovědět“ nebo „Odpovědět všem“.

Předmět

Předmět je možná nejdůležitější část e-mailu. Často může rozhodnout o tom, zda si příjemce e-mail přečte, nebo rovnou zahodí do koše. Předmět by měl věcně a stručně shrnovat obsah samotného e-mailu. Vyhýbejte se obecným sdělením nebo nicneříkajícím frázím jako „Dotaz“ nebo „???“.

Obsah e-mailu

Obsah e-mailu začíná už samotným předmětem a na prvních řádcích je tak vhodné jej více rozvést a shrnout zásadní informace.

Ideální způsob, jak zpracovat delší e-mail je například pyramida MINTO – na začátku seznamte příjemce s hlavními body nebo závěry a postupně přidávejte detailnější informace.

1 e-mail = 1 téma

Dodržujte pravidlo 1:1. Jeden e-mail by se měl týkat jednoho tématu. Je lepší poslat tři samostatné e-maily s jedním dotazem než jeden e-mail se třemi dotazy.

Je k tomu několik důvodů:

• Většina lidí se pravděpodobně zaměří jen na první téma nebo dotaz.
• Oddělené e-maily zajišťují oddělenou komunikaci nad jednotlivými tématy, a tím i lepší přehlednost a zpětnou dohledatelnost informací.
• Můžete lépe zúžit okruh příjemců e-mailu, a tím i zvýšit pravděpodobnost, že si jej přečtou a případně na něj také odpoví.
• Oddělením témat můžete také lépe zajistit, aby se některé informace nedostaly do nesprávných rukou.

Forma a přílohy

E-mailového klienta dnes najdeme snad na každém zařízení. I když už si moc nemusíme lámat hlavu s omezenými datovými tarify nebo omezenými možnosti zobrazování různých e-mailových klientů, doporučoval bych se držet “co nejvíce při zemi”.

Formátování

Používejte co nejméně formátování (barvy, fonty, ...) tak, aby byl e-mail čitelný i v čistě textové podobě. Můžete si například celý e-mail zkopírovat a vložit do Poznámkového bloku, abyste viděli, jak by e-mail mohl vypadat na zařízení s omezeným zobrazením obsahu.

Přílohy

Zastávám názor, že přílohy do e-mailu nepatří, a pokud ano, tak je potřeba zvážit alespoň následující aspekty:

• Velikost – čím menší soubor, tím lépe. Na straně příjemce může být několik omezení – ať už na velikost samotné schránky, tak na velikost e-mailové zprávy nebo jednotlivých přiložených souborů.
• Bezpečnost – v e-mailu přiložený soubor nemůžete dále kontrolovat a může se snadno dostat do nesprávných rukou. Sdílejte raději odkaz na cloudové úložiště, kde můžete kontrolovat přístupová práva pro jednotlivé uživatele nebo skupiny.

Podpis

Podpis e-mailu je místo, kde často býváme velmi kreativní. Bohužel. Složité firemní podpisy s obrázky, adresami a telefonními čísly na všechny pobočky bych nejraději přímo zakázal :-)

Co tedy, podle mě, patří do podpisu? Jméno, vaše pracovní pozice, e-mail, telefon (jen v případě, že se jedná o telefon přímo na vás) a webová adresa. Myslím, že nic dalšího není potřeba. Nepřidávejte žádné další obrázky a už vůbec nepoužívejte obrázky jako podpisy – i v případě podpisu používejte co nejméně formátování.